Tijekom rada na izvješćima želite da korisnici unesu određene podatke o svojim osobnim podacima koji se unose u radni list programa Excel. Kako bismo spriječili korisnike da unose SSN veći ili manji od 9 znamenki, koristit ćemo Excel-ovu ugrađenu značajku Validacija podataka.
Uzmimo primjer:
- SSN ne može imati više od 9 znamenki kako bi se korisniku ograničio unos SSN -a i spriječilo unos znamenki manjih ili većih od 9.
- U stupcu A imamo imena, a u stupcu B želimo da ljudi unesu svoj SSN
- Prilikom unosa SSN -a želimo da korisnik unese 9 znamenki budući da SSN zahtijeva točno 9 znamenki (ne više ili manje od).
- Odaberite ćelije u kojima je potrebno primijeniti provjeru valjanosti prilikom unosa SSN -a.
- Kliknite na Vrpca s podacima
- U Alati za podatke grupi, kliknite na Provjera valjanosti podataka
- The Provjera valjanosti podataka pojavit će se dijaloški okvir
- Na kartici Postavke odaberite Prilagođeno u Kriterijima provjere valjanosti i unesite formulu kao = LEN (B2) = 9 u kutiji Formula
- Gore navedena formula spriječit će korisnike da unose znamenke manje ili veće od 9 znamenki.
- Pritisnite OK
- Ako u stupac B unesemo točno 9 znamenki, ćelija će prihvatiti brojeve
- Iako ako namjerno unesemo više od 9 znamenki, Excel neće dopustiti unos i pojavit će se poruka o pogrešci koja će obavijestiti problem.
- Ako unesemo manje od 9 znamenki, Excel nam također neće dopustiti unos i pojavit će se poruka o pogrešci.
Pomoću Excel-ove ugrađene značajke Validacija podataka možemo pripremiti prilagođena izvješća za korisnika da unese određene podatke koji su korisni za izradu izvješća.