Zašto biste za svoj start -up kupili skup alat za upravljanje prisutnošću ako možete pratiti posjećenost tima u Excelu? Da! Možete jednostavno stvoriti praćenje posjećenosti u Excelu. U ovom ćemo članku naučiti kako to učiniti.
1. korak: Izradite 12 listova za svaki mjesec u radnoj knjizi
Ako planirate pratiti posjećenost godinu dana, morat ćete izraditi mjesečni list u Excelu.
Korak 2: Dodajte stupce za svaki datum na tablici svakog mjeseca.
Sada stvorite tablicu koja sadrži imena vaših suigrača, stupac s ukupnim zbrojima i 30 (ili broj dana u mjesecu) stupaca s datumom i danom u tjednu kao naslovima stupaca.
Da biste dobili naziv dana u tjednu, možete potražiti kalendar ili možete koristiti formulu za kopiranje u ostale ćelije.
| = TEXT (datum, "ddd") |
Ovdje možete pročitati o tome.
Formatirajte vikende i praznike tamno i ispunite ih fiksnim vrijednostima, poput vikenda/praznika, kao što je prikazano na donjoj slici.
Učinite isto za svaki list.
Korak 3. Popravite moguće unose pomoću provjere valjanosti podataka za svaku otvorenu ćeliju.
Sada svi mogu unijeti svoju prisutnost u list, ali mogu unijeti nasumični tekst. Neki mogu napisati P za sadašnjost, ili Za sadašnjost, ili za itd. Ujednačenost podataka obvezna je u svakom sustavu upravljanja prisutnošću.
Kako bismo omogućili korisnicima da pišu samo P ili A za prisutne i odsutne, možemo koristiti provjeru valjanosti podataka.
Odaberite bilo koju ćeliju, idite na podatke na vrpci i kliknite na provjeru valjanosti podataka. Odaberite popis među opcijama i u okvir za tekst upišite A, P.
Pritisnite OK.
Kopirajte ovu provjeru za cijeli otvoreni raspon podataka (otvoreni raspon znači ćelija u koju korisnik može umetnuti vrijednosti).
Korak 3: Zaključajte sve ćelije osim tamo gdje je potrebno unijeti prisutnost.
Odaberite datum stupac datuma. Na primjer, odaberite 1. siječnja. Odmah kliknite odabrani raspon i idite na oblikovanje ćelije. Idite na zaštitu. Poništite okvir za zaključavanje. Pritisnite OK. Sada kopirajte ovaj raspon u sva otvorena raspona datuma.
To će omogućiti ulazak u ove ćelije samo ako zaštitimo radne listove pomoću izbornika za zaštitu radnih listova. Tako će vaše formule, fomattings biti netaknuti, a korisnici mogu samo promijeniti svoju posjećenost.
Korak 4: Izračunajte današnje dane suigrača
Pa kako računate sadašnje dane? Pa svatko ima svoje formule za izračunavanje posjećenosti. Ovdje ću raspravljati o svom. Možete unijeti izmjene prema zahtjevu za pristupnicu.
Računam ukupan broj sadašnjih dana kao ukupne dane u mjesecu, minus broj dana koji nisu prisutni. Ovo će držati praznike i vikende pod kontrolom. Oni će se automatski računati kao radni dani.
Dakle, excelova formula za brojanje sadašnjih dana bit će poput:
| = COUNT (datumi) -COUNTIF (raspon posjećenosti, "A") |
To će prema zadanim postavkama zadržati sve prisutne cijeli mjesec dok ih na listu ne označite kao odsutne.
U primjeru je formula:
| = COUNT ($ C $ 2: $ AG $ 2) -COUNTIF (C3: AG3, "A") |
Zapisao sam ovu formulu u ćeliju B3, a zatim je prepisao. Možete vidjeti da se 27 dana prikazuje kao poklon. Iako nisam ispunio sve ćelije prisutnosti. Možete ga zadržati na ovaj način ako želite da prema zadanim postavkama budu prisutni. Ili, ako želite da prema zadanim postavkama ne postoje, provjerite sve ćelije kao odsutne. Tako će se u sadašnjem izračunu računati samo sadašnji dani.
Korak 5: Zaštitite list
Sada kada smo učinili sve na ovom listu. Zaštitimo ga tako da nitko ne može promijeniti formulu ili oblikovanje na listu.
Idite na karticu za pregled na vrpci. Pronađite izbornik Zaštitni list. Kliknite na nju. Otvorit će se dijaloški okvir u kojem će se tražiti dopuštenja koja želite dati korisnicima. Provjerite sva dopuštenja koja želite dopustiti. Želim samo da korisnik može ispuniti prisutnost ničim drugim. Pa ću ga zadržati takvog kakav je.
Trebali biste koristiti lozinku koju možete lako zapamtiti. U suprotnom, svatko ga može otključati i promijeniti radnu knjižicu.
Ako pokušate promijeniti ćelije koje nisu prisutne, Excel vam to neće dopustiti. Međutim, možete promijeniti ćelije prisutnosti jer smo ih zaštitili.
Korak 6: Obavite gornji postupak za sve mjesečne listove
Učinite istu stvar za svaki mjesečni list. Najbolji način je kopirati isti list i od njega napraviti 12 listova. Uklonite zaštitu i unesite potrebne izmjene, a zatim ih ponovno zaštitite.
Pripremite glavni popis prisutnosti
Iako imamo sve listove spremne za korištenje za popunjavanje prisutnosti, nemamo jedno mjesto za sve njih pratiti.
Uprava bi htjela vidjeti svu posjećenost na jednom mjestu umjesto na različitim listovima. Moramo izraditi glavni list o prisutnosti.
Korak 7: Pripremite glavnu tablicu za praćenje posjećenosti na jednom mjestu u Excelu
Za to pripremite tablicu koja sadrži ime suigrača kao naslove redaka i naziv mjeseca kao naslove stupaca. Pogledajte donju sliku.
Korak 7: Potražite prisutnost tima sa svakog mjesečnog lista
Za traženje posjećenosti s lista možemo imati jednostavnu formulu VLOOKUP, ali tada ćemo to morati učiniti 12 puta za svaki list. Ali znate da možemo imati jednu formulu za traženje s više listova.
Koristite ovu formulu u ćeliji C3 i kopirajte u ostatak listova.
| = VLOOKUP ($ A3, INDIREKTNO (C $ 2 & "! $ A $ 3: $ B $ 12"), 2,0) |
Budući da znamo da svi listovi imaju ukupnu posjećenost u rasponu B3: B12, koristimo funkciju INDIRECT za dohvaćanje vrijednosti s više listova. Kada kopirate ovu formulu udesno, ona traži vrijednosti u listovima veljače.
Oprez: provjerite jesu li nazivi listova i naslovi stupaca u matrici isti jer inače ova formula neće funkcionirati.
Korak 8: Upotrijebite funkciju Zbroj da biste dobili sve današnje dane u godini suigrača.
Ovo nije obavezno. Ako želite, možete izračunati ukupne sadašnje dane vaših zaposlenika tijekom cijele godine jednostavnom formulom zbroja.
I to je to. Spremni smo za upravljanje sustavom Excel pohađanja. To možete izmijeniti prema svojim zahtjevima. Koristite ga za izračun plaće, izračun poticaja ili bilo što drugo. Ovaj alat vas neće iznevjeriti.
Možete unijeti promjene za izračun praznika i vikenda zasebno na svakom listu. Zatim ih oduzmite od ukupnog broja današnjih dana kako biste izračunali ukupne radne dane. U padajući izbornik možete uključiti i L za dopust kako biste označili dopust zaposlenika.
Pa da, dečki, ovo je način na koji možete stvoriti excel sustav upravljanja posjećenošću za svoj startup. Jeftin je i vrlo fleksibilan. Nadam se da će vam ovaj vodič pomoći u stvaranju vlastite radne knjige za Excel. Ako imate bilo kakvih pitanja, javite mi u odjeljku komentara ispod.
Potražite iz promjenjivih tablica pomoću INDIRECT: Za pretraživanje iz tablične varijable u Excelu možemo upotrijebiti funkciju INDIRECT. INDIREKTNA funkcija uzet će raspon teksta i pretvoriti ga u stvarni raspon posjećenosti.
Upotrijebite INDEX i MATCH za traženje vrijednosti: Formula INDEX-MATCH koristi se za dinamičko i precizno traženje vrijednosti u datoj tablici. Ovo je alternativa funkciji VLOOKUP i prevladava nedostatke funkcije VLOOKUP.
Koristite VLOOKUP iz dvije ili više tablica za pretraživanje | Za pretraživanje iz više tablica možemo uzeti IFERROR pristup. Traženje iz više tablica uzima pogrešku kao prekidač za sljedeću tablicu. Druga metoda može biti pristup If.
Kako izvršiti pretraživanje osjetljivo na velika i mala slova u Excelu | excelova funkcija VLOOKUP ne razlikuje velika i mala slova i vratit će prvu usklađenu vrijednost s popisa. INDEX-MATCH nije iznimka, ali se može izmijeniti kako bi velika i mala slova bila osjetljiva. Da vidimo kako…
Potražite često pojavljujući tekst s kriterijima u Excelu | Pretraživanje se najčešće pojavljuje u tekstu u rasponu koji koristimo INDEX-MATCH s MODE funkcijom. Evo metode.
Popularni članci:
50 Excel prečaca za povećanje vaše produktivnosti | Budite brži u izvršavanju svojih zadataka. Ovih 50 prečaca učinit će da radite još brže na Excelu.
Kako koristiti Excel VLOOKUP funkciju| Ovo je jedna od najčešće korištenih i popularnih funkcija programa Excel koja se koristi za traženje vrijednosti iz različitih raspona i listova.
Kako koristiti Excel COUNTIF funkcija| Brojte vrijednosti s uvjetima pomoću ove nevjerojatne funkcije. Ne morate filtrirati svoje podatke da biste brojali određene vrijednosti. Funkcija Countif bitna je za pripremu vaše nadzorne ploče.
Kako koristiti funkciju SUMIF u Excelu | Ovo je još jedna bitna funkcija nadzorne ploče. To vam pomaže pri zbrajanju vrijednosti u posebnim uvjetima.